Tips voor Time management

Time management – Tip #7: Eerst produceren, dan bekritiseren

Bij veel taken ben je het creatieve brein, de uitvoerder, de criticus en de planner tegelijkertijd. Je werkt, evalueert, past aan en gaat weer verder. Steeds veranderen van rol kost echter veel cognitieve energie, net zoals bij multitasking. Bovendien kan de criticus of de planner je tijdens je creatieve en uitvoerende werk behoorlijk in de weg zitten. Je schrijft een nieuwe paragraaf en terwijl je het schrijft kun je al denken dat het argument niet helemaal goed is, of het Engels niet helemaal klopt en dat kan je belemmeren om goede ideeën verder uit te werken. Bij een creatief proces is het beter om de verschillende taken uit elkaar te halen. Bij het schrijven mag je eerst produceren, liefst zo veel mogelijk. Zonder kritisch te zijn op wat je precies schrijft. Pas daarna mag je kritisch gaan kijken naar wat je hebt geschreven en dat gaan verbeteren. Cluster dezelfde taken en blijf gefocust op die taken die je op dat moment moet doen.

Time management – Tip #6: Werk op verschillende plekken

Het blijkt dat de context of locatie waarin we iets leren van invloed is op het leren en het kunnen reproduceren van informatie. Een goede tip is daarom om verschillende omgevingen te gebruiken voor verschillende taken. Dat kan de ruimte zijn waarin je werkt of ontspant (bijvoorbeeld scheiding werk/privé). Maar ook op een kleiner niveau: het helpt om een verschillende computer te gebruiken voor werk en spel, of zelfs verschillende kleuren achtergrond van je computer te gebruiken voor verschillende taken.
Oliver Sacks adviseert wanneer je aan twee verschillende projecten werkt, daar ook twee verschillende werkplekken voor te creëren. Door in een andere ruimte te komen activeer je de ‘reset’ knop van je hersenen waardoor je productiever en creatiever kan zijn.

Time management – Tip #5: Troep opruimen helpt echt

Wist je dat het cortisol (stresshormoon) niveau van vrouwen méér stijgt wanneer zij troep zien dan dat van mannen? Maar ook voor mannen is het belangrijk om de troep om hen heen op te ruimen. Als je spullen opruimt en sorteert, geeft dat namelijk ruimte voor je hersenen om creatief te zijn. Daarbij is het een goed principe om de dingen die je regelmatig nodig hebt in het zicht te houden en de andere zaken te verbergen.
Eerst je bureau opruimen voordat je aan een nieuwe taak begint is dus niet alleen een vorm van uitstelgedrag. Het heeft echt nut.
Het beste is wel om dat aan het einde van een werkdag te doen zodat je de volgende ochtend direct kunt beginnen met je werk.
Deze kennis geeft je misschien ook een extra argument om collega’s aan te spreken wanneer ze weer een troep in het lab hebben achtergelaten…


Time management – Tip #4: Gebruik externe hersenen

Timemanagement- afb. tip 4 gebruik externe hersenenEr zijn veel zaken die de aandacht van ons werk kunnen afhouden. We worden elke dag gebombardeerd met interessante nieuwe informatie.
Willen we onze hersenen vooral gebruiken voor de belangrijke taken, dan zijn we gebaat bij één of meerdere sets externe hersenen, voor de opslag van die informatie. Denk bijvoorbeeld aan post-its, opschrijfboekjes of complexere digitale systemen.
Het blijkt dat creatieve en effectieve mensen vaak deze geheugen extenders gebruiken en dat dat vaak low-tech systemen zijn.
Wanneer je aandachtig met iets bezig wilt zijn, maar er steeds belangrijke ideeën in je gedachten opkomen, kun je die op een papiertje zetten en voor later bewaren. David Allen (auteur van Getting things done) noemt dat ‘clearing the mind’.


Time management – Tip #3: Ons brein is beperkt.

Ons brein kan niet veel informatie tegelijkertijd Timemanagement- afb. tip 3 ons brein is beperktverwerken en ook niet aan verschillende dingen tegelijkertijd aandacht besteden. Multitasken bestaat eigenlijk niet; het is heel snel van de ene naar de andere activiteit schakelen en dat gaat ten koste van de efficiëntie en kwaliteit van je werk.

Beroemd is het experiment waarin aan proefpersonen wordt gevraagd om basketballers te volgen en te tellen hoe vaak die elkaar de bal toespelen. Dit is een duidelijke taak waarbij je gefocust moet blijven. Dan blijkt dat de proefpersonen niet de gorilla zien die het veld oversteekt. Zie het filmpje van dit experiment.
Dat we niet kunnen multitasken lijkt een zwakte, maar het filmpje is tegelijkertijd ook bemoedigend. Het bewijst dat wanneer je daadwerkelijk gefocust bent op een bepaalde taak, je andere, niet relevante informatie, uit je systeem kunt houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het geklets van drukke kamergenoten.


Time management – Tip #2: Niet multitasken!

Timemanagement - afb. tip 2 niet multitaskenJe kunt niet multitasken én focus houden. Je kunt wel heel snel van de ene naar de andere taak overschakelen maar dat kost cognitieve energie. Er is zelfs ontdekt dat wanneer je leert terwijl je aan het multitasken bent, deze informatie naar het verkeerde deel van je hersenen geleid wordt. Daardoor onthoud je de informatie slechter.

Wanneer je tijdens je werk reageert op andere prikkels komt er dopamine (geluksstofje) vrij. Als je bijvoorbeeld de telefoon opneemt, je mail checkt, appt of sms-t dan veroorzaakt dit een prettig gevoel. Je kunt het vergelijken met snoep waarvan je wilt blijven eten. In plaats van de ‘gezonde vruchten’ te plukken door langere tijd aan een lastige taak werken, krijg je de snelle en verslavende suikers van veel kleine taakjes binnen.

Wanneer je langere tijd aan een moeilijke taak moet werken is het slim om voor al die andere kleine taakjes later tijd in te ruimen zodat ze je niet afleiden van de ‘grote taak’ waar je mee bezig bent.


Time management – Tip #1: Focus houden.

Timemanagement-tip 1Er zijn twee systemen in het brein die elkaar afwisselen: het centrale uitvoerende systeem waarmee je gefocust taken verricht, en een systeem dat ervoor zorgt dat je gedachten juist afdwalen. Afdwalen met je gedachten en dagdromen is heel natuurlijk en een vrij krachtige neiging. Zodra je niet doelgericht bezig bent neemt het dagdromen het automatisch over.

Wanneer je een moeilijke taak wilt afmaken is het belangrijk om al je energie alleen op deze taak te richten, maar het is dus wel moeilijk om gefocust te blijven. Je prefrontale cortex is geneigd om nieuwe dingen op te merken en dat is nou net het stukje brein dat je nodig hebt om je aandacht erbij te houden.

Zorg er dus voor wanneer je geconcentreerd moet blijven, bijvoorbeeld bij het schrijven van een paper, dat je niet afgeleid kan worden door interessante nieuwe informatie. Ga bijvoorbeeld op een rustige plek zitten, of vertel je omgeving dat je voor een bepaalde tijd (dag, paar uur) niet gestoord wilt worden. Zet alle meldingen op je computer en telefoon uit. Neem pas wanneer je goed opgeschoten bent met je taak rustig de tijd om al je berichtjes te lezen en te beantwoorden.