Hoe men vaak presenteert – of eigenlijk zou moeten doen!
Dit artikel is gebaseerd op onderzoek naar PowerPoint gebruik door wetenschappers, beschreven in het proefschrift ‘Spotlight on the presenter. A study into presentations of conference papers with PowerPoint[i] ‘, en is gepubliceerd in Tekstblad, 01-2016. De illustraties zijn later toegevoegd door Brigitte Hertz.
Sinds de jaren ’90 zien we PowerPoint dia’s bij een presentatie. Het programma is oorspronkelijk ontworpen voor zakelijke toepassingen, maar wordt tegenwoordig gebruikt in het klaslokaal, op conferenties en zelfs in de kerk. De PowerPoint presentatie is niet meer weg te denken en de merknaam van het Microsoft programma is synoniem met de projectie van dia’s geworden.
Ondanks alle voordelen van PowerPoint is er na al de jaren nog steeds veel kritiek op het programma. De dia’s met veel tekst, invliegende zinnen met bullet-points en een presentator die half in het duister staat, naar de projectie kijkt en de teksten voorleest zorgen voor irritatie bij het publiek.
PowerPoint gebruik nader bekeken
Uit het onderzoek naar PowerPoint gebruik door wetenschappers blijkt dat zij inderdaad veel woorden gebruiken, wanneer je dat vergelijkt met wat de instructieboeken voorschrijven (een maximum van 20 tot 36 woorden per dia, afhankelijk van de auteur). Gemiddeld gebruiken taalwetenschappers 35 woorden per dia en sociaal wetenschappers maar liefst 50! In deze disciplines worden bovendien weinig plaatjes op de dia’s gebruikt. Medici en bètawetenschappers gebruiken ongeveer één plaatje per dia en sociaal wetenschappers en geesteswetenschappers maar één plaatje per drie dia’s.
Dat is jammer. We weten namelijk uit onderzoek[ii] dat tekst die tegelijkertijd met de gesproken woorden op een dia wordt geprojecteerd, de verwerking van informatie door het publiek verslechtert, terwijl het tegelijkertijd tonen van een passend beeld bij gesproken woord de informatieverwerking juist kan verbeteren. Dit pleit dus voor het gebruik van geen of zo min mogelijk tekst op een dia en voor het gebruik van een passend beeld.
Er is daarbij een verschil tussen dia’s waarop de tekst in één keer getoond wordt (statisch) of dia’s waarbij de tekst deel voor deel wordt geprojecteerd (dynamisch). Bij statische dia’s leest het publiek de hele dia in één keer, onafhankelijk van het verhaal van de presentator. Daarmee zal het de gesproken tekst slechter verwerken. Bij dynamische dia’s wisselt het publiek de aandacht tussen de dia en de presentator wat de informatieverwerking ten goede kan komen[iii].
Dynamische tekstdia’s vormen wel een ander probleem. Presentatoren kijken gemiddeld 73 keer naar de projectie in een presentatie van 20 minuten. Dat is meer dan drie keer per minuut. Waarschijnlijk kijken presentatoren naar de projectie om een dia te introduceren (maar 10% van de dia’s wordt verbaal geïntroduceerd) of om een nieuw element op de dia aan te duiden. Het blijkt namelijk dat hoe meer dynamische tekst-dia’s de presentator gebruikt hoe vaker deze naar de projectie kijkt. Presentatoren kiezen er blijkbaar voor om met hun kijkrichting de aandacht van het publiek te sturen, maar verbreken daarmee het contact met het publiek, terwijl het houden van oogcontact juist een belangrijk onderdeel is van een goede presentatie.
Niet iedereen leest de teksten op de dia’s voor. Er zijn presentatoren die alles voorlezen en diegenen die niets voorlezen. Gemiddeld wordt iets meer dan de helft van de tekst voorgelezen.
Verschillen tussen beginners en gevorderden
Er zijn verschillen tussen beginners (eerstejaars promovendi) en gevorderden (in deze studie wetenschappers die de prestigieuze Spinoza prijs hadden gewonnen). Beginners gebruikten meer dan twee keer zoveel woorden als de gevorderde wetenschappers en slechts de helft zoveel beelden.
Zij verschillen ook in hun opvattingen over het behouden van contact met het publiek. Gevorderde presentatoren zouden vaak liever zonder PowerPoint presenteren omdat ze hierdoor meer contact met het publiek kunnen maken terwijl sommige beginners juist liever willen dat het publiek naar de projectie kijkt in plaats van naar henzelf. Beginners gebruiken waarschijnlijk meer tekst en minder beelden, omdat zij meer last hebben van spreekangst. Zij maken zich meer zorgen over hun eigen optreden en verschuilen zich graag achter de projectie. Ze gebruiken PowerPoint dia’s met tekst voor hun eigen ondersteuning, om de structuur en de tekst van hun verhaal niet te vergeten. De gevorderden hebben juist meer aandacht voor het publiek wanneer zij een presentatie voorbereiden en geven.
Deze gevorderden zijn onderscheiden onderzoekers die regelmatig op internationale congressen hoofdspreker zijn. Zij zijn daarom niet representatief voor de gemiddelde spreker. De beginners lijken waarschijnlijk veel meer op de gemiddelde presentator die maar een paar keer per jaar een presentatie geeft.
Kennis over PowerPoint gebruik
De presentatoren in deze studie blijken weinig kennis te hebben over het ontwerpen van een dia. Je moet daarbij niet alleen denken aan de hoeveelheid tekst, maar bijvoorbeeld ook aan kleurgebruik, soort lettertype en titel. Ze hebben daar geen training in gekregen of boeken over gelezen, maar hebben geleerd te presenteren met PowerPoint door te experimenteren en het observeren van collega’s. Ze ontwerpen hun dia’s op basis van ‘common sense’.
Wanneer men geen PowerPoint zou mogen gebruiken, zouden sommige wetenschappers hun volume en articulatie zouden aanpassen en meer voorbeelden zouden geven. Ze zouden kort gezegd meer retorica gebruiken. Sommigen zouden meer tijd aan het voorbereiden en oefenen van de presentatie besteden.
Presenteren met PowerPoint is complex
We zien dus dat PowerPoint door bijna iedereen gebruikt wordt, of dat nou wetenschappers, zakenlieden of docenten op een middelbare school zijn. Tegelijkertijd is er veel kritiek op het programma en lijkt het niet conform de instructieboeken of de inzichten uit wetenschappelijk onderzoek gebruikt te worden. Het blijkt dat presentatoren de dia’s niet uitsluitend voor de ondersteuning van het verhaal en de informatieverwerking van het publiek inzetten, maar dat zij PowerPoint zien als een geprojecteerde spiekbrief en een mogelijkheid om zelf niet in de schijnwerpers te staan. Ze denken bovendien dat ze minder tijd aan de voorbereiding van een
presentatie hoeven te besteden of dat ze over minder presentatievaardigheden hoeven te beschikken. Het verklaart waarschijnlijk voor een groot deel waarom presentatoren graag met PowerPoint werken, maar toehoorders juist snel geirriteerd raken.
Het is zeker zo dat PowerPoint in vergelijk met de voorganger ‘overhead sheets’ een groot aantal voordelen biedt. Iedereen kan zonder enige voorkennis goed uitziende dia’s maken met tekst, beelden of filmpjes. De dia’s kunnen gebruikt worden tijdens de presentatie, maar ook als geprinte hand-out en ze kunnen op een website geplaatst worden zodat diegenen die de presentatie niet konden bijwonen er ook kennis van kunnen nemen.
Wat echter door velen over het hoofd wordt gezien is dat met het gebruik van PowerPoint een extra variabele in de vorm van de projectie aan de presentatie is toegevoegd. Het publiek kiest of men naar de presentator kijkt en goed luistert, of dat men naar de projectie kijkt en teksten leest. Het gebruik van tekst en beeld interacteert met gesproken woord en beïnvloedt de informatieverwerking.
Het is daarom zaak de dia’s zo te ontwerpen dat het publiek de informatie zo goed mogelijk op kan nemen. Dat heeft consequenties voor hoeveelheid tekst en beeld, kleurgebruik, letterfont en –grootte en gebruik van titels voor een dia. Het concept van een ‘voorstelling’ lijkt goed alle elementen van de PowerPoint presentatie zelf te beschrijven: gesproken woord, (dynamische) dia’s, werken met de projectie, non-verbaal gedrag. 
Presentatoren moeten tijdens de presentatie de aandacht van het publiek naar de juiste onderdelen op de dia’s sturen en cohesie creëren tussen gesproken woord, tekst en beeld en tegelijkertijd oogcontact houden met het publiek. Een PowerPoint presentatie kun je zien als een voorstelling waarbij de presentator ontwerper, spreker en regisseur moet zijn.
Presenteren is met de introductie van PowerPoint dus complexer geworden. Het vereist kennis van multimedia, bewuste keuzes tijdens de voorbereiding en extra presentatievaardigheden tijdens de presentatie zelf, in tegensteling tot wat sommige presentatoren denken.
Naar een beter PowerPoint gebruik
PowerPoint kan een prima ondersteuning bieden bij het presenteren. Met behulp van functionele beelden kan een presentatie aan kracht winnen. Toch is het gebruik van PowerPoint nu vaak minder effectief en roept het zelfs irritatie op.
De standaard dia met ruimte voor tekst en bullet-points kan de presentator in de verleiding brengen om veel tekst op de dia’s te zetten. Ook de mogelijkheid om dia’s op het internet te zetten kan zorgen voor relatief veel tekst, om de presentatie voor diegenen die niet aanwezig waren toch begrijpelijk te maken. Dit is op te lossen door twee versies te maken.
De echte oplossing voor effectievere PowerPoint presentaties echter is om presentatoren te scholen in het gebruik van het programma en ervoor te zorgen dat zij minder angst hebben voor presenteren. Ten eerste zouden presentatoren kennis kunnen nemen van de bestaande inzichten over goed dia ontwerp. Zij maken dia’s op basis van common sense en dat blijkt niet altijd effectief. Ten tweede kan het gemak waarmee men met PowerPoint kan werken verhullen dat presentaties met PowerPoint in feite complexe interacties zijn tussen dia’s, presentator en publiek. Kennis hiervan plus het oefenen in het sturen van de aandacht van het publiek op verbale wijze zal de presentaties zeker kunnen verbeteren. Ten derde denken presentatoren ten onrechte dat PowerPoint de retorische vaardigheden overbodig maakt of dat zij minder tijd aan het voorbereiden van een presentatie hoeven te besteden. Het is aan te bevelen om retorische vaardigheden te ontwikkelen en toe te passen, ook bij PowerPoint gebruik. Tenslotte is het goed om te weten dat bijna iedereen in enige mate gespannen is voor een presentatie, maar dat er vele manieren zijn om echte spreekangst te overwinnen en dat het ‘verschuilen’ achter een de PowerPoint dia de presentatie niet ten goede komt.
[i] Het hele proefschrift is dowloaden vanaf: www.bhertz.nl/downloads
[ii] Mayer, R. E. (2009). Multimedia Learning. New York, NY: Cambridge University Press.
[iii] Bucher, H-J., Krieg, M., & Niemann, P. (2010). Die wissenschaftliche Präsentation als multimodale Kommunikationsform: zur Rezeption von Powerpoint-Vorträgen. In: H-J. Bucher, T. Gloning, & K. Lehnen (Eds.), Neue Medien – neue Formate. Ausdifferenzierung und Konvergenz in der Medienkommunikation (pp. 375- 406). Frankfurt, Germany: Campus Verlag.